Regulamin

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu aibrainworks.app oraz aplikacji mobilnej ECP — Ewidencja Czasu Pracy (dalej: „Usługa"). Regulamin stanowi wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

Usługa skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B) w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.

Usługodawcą jest:

Polbiur
ul. Sikorskiego 7/42
07-200 Wyszków
NIP: 966-176-80-85
E-mail: aibrainworks.app@gmail.com

2. Definicje

• Usługodawca — Polbiur, właściciel serwisu aibrainworks.app
• Klient — firma (osoba prawna lub fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), która zarejestrowała konto w serwisie i korzysta z Usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
• Użytkownik — pracownik Klienta korzystający z aplikacji mobilnej ECP
• Konto — zbiór danych i funkcji przypisanych do Klienta w serwisie
• Panel — interfejs webowy do zarządzania Kontem dostępny pod adresem aibrainworks.app/panel.html
• Dane — wszelkie dane wprowadzone do systemu ECP przez Klienta lub jego Użytkowników

3. Warunki korzystania z Usługi

Korzystanie z Usługi wymaga rejestracji firmy poprzez formularz na stronie aibrainworks.app/register.html. Rejestracja jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i jego integralną część. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem DPA w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO i nie wymaga odrębnego podpisu. Aktualna treść DPA dostępna jest pod adresem aibrainworks.app/dpa.html.

Klient zobowiązuje się do podania prawdziwych danych rejestracyjnych oraz ich aktualizacji w razie zmian.

Klient jest odpowiedzialny za poinformowanie swoich pracowników o zasadach przetwarzania ich danych osobowych w systemie ECP, w tym o zbieraniu danych lokalizacji GPS.

4. Wymagania techniczne

Korzystanie z Usługi wymaga spełnienia następujących wymagań technicznych:

• Urządzenie mobilne z systemem Android 8.0 lub nowszym (obsługa iOS w przygotowaniu)
• Włączona usługa lokalizacji GPS na urządzeniu mobilnym — wymagana wyłącznie dla funkcji lokalizacyjnych. Usługa może być świadczona w trybie rejestracji czasu pracy bez zbierania danych lokalizacji, jeżeli Klient tak zdecyduje w ustawieniach Konta.
• Aktywne połączenie z internetem (Wi-Fi lub dane komórkowe)
• Przeglądarka internetowa do obsługi Panelu (zalecane: Chrome, Firefox, Safari, Edge w aktualnej wersji)

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z Usługi wynikający z niespełnienia powyższych wymagań technicznych przez Klienta lub Użytkownika.

5. Okres próbny

Każdy nowy Klient otrzymuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem do funkcji Usługi.

Po zakończeniu okresu próbnego Usługa jest kontynuowana odpłatnie zgodnie z obowiązującym cennikiem. Jeżeli Klient nie ureguluje pierwszej płatności w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Usługi zgodnie z §8 niniejszego Regulaminu.

6. Cennik i płatności

Usługa dostępna jest w dwóch pakietach, rozliczanych za każdego Użytkownika w miesiącu:

• Pakiet ECP — 12 zł netto (14,76 zł brutto) za użytkownika miesięcznie. Obejmuje ewidencję czasu pracy, GPS, notatki, raporty i eksport danych.
• Pakiet ECP + AI — 22 zł netto (27,06 zł brutto) za użytkownika miesięcznie. Obejmuje zakres pakietu ECP oraz funkcje asystenta AI opisane w §7.
• Minimalna opłata miesięczna przy rozliczeniu za Użytkownika wynosi 50 zł netto (61,50 zł brutto) za Konto Klienta. Jeżeli iloczyn liczby Użytkowników i stawki pakietu jest niższy od tej kwoty, do faktury przyjmuje się opłatę minimalną.
• Rozliczenie ryczałtowe — stała kwota miesięczna niezależna od liczby Użytkowników, ustalana indywidualnie z Klientem. Ryczałt zastępuje rozliczenie za Użytkownika wraz z opłatą minimalną.

Zmiana pakietu w trakcie miesiąca:

• Podwyższenie pakietu (ECP → ECP + AI) działa natychmiast. Jeżeli pakiet ECP + AI był aktywny choćby przez jeden dzień w danym miesiącu, cały ten miesiąc rozliczany jest według stawki 22 zł netto za Użytkownika.
• Obniżenie pakietu (ECP + AI → ECP) obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym Klient dokonał zmiany. Do końca bieżącego miesiąca Klient zachowuje dostęp do funkcji opłaconego pakietu.

• Faktura VAT jest generowana automatycznie 1. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni i wysyłana na adres e-mail wskazany przez Klienta.
• Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury.
• Płatność realizowana jest przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem, o czym Klient zostanie poinformowany drogą e-mail.

7. Zakres Usługi i licencja

W ramach Usługi ECP Klient otrzymuje ograniczoną, niewyłączną, nieprzenoszalną, odwołalną licencję na korzystanie z:

• Aplikacji mobilnej na systemy Android (iOS w przygotowaniu) do rejestracji czasu pracy pracowników
• Panelu webowego do zarządzania pracownikami, przeglądania logów i generowania raportów
• Funkcji GPS do weryfikacji lokalizacji pracownika
• Powiadomień push
• Eksportu danych do formatu Excel
• Automatycznego generowania i wysyłki faktur

W ramach pakietu ECP + AI Klient otrzymuje dodatkowo dostęp do funkcji asystenta AI:

• Asystenta AI w notatkach służbowych, wywoływanego świadomie przez Użytkownika komendą @claude — odpowiadającego na pytania w wątku notatki
• Tłumaczenia treści notatek i komentarzy na języki obce
• Analizy i opisu zdjęć dołączonych do notatek

Funkcje asystenta AI uruchamiane są wyłącznie na wyraźne żądanie Użytkownika. Bez wywołania komendą treści notatek nie są przekazywane do modeli językowych. Interakcja z systemem sztucznej inteligencji jest w interfejsie Usługi wyraźnie oznaczona, zgodnie z art. 50 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act).

Asystent AI pełni funkcję doradczą i informacyjną — nie dokonuje oceny Użytkowników, nie podejmuje ani nie wspiera decyzji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzenia, awansu ani rozwiązania stosunku pracy. Usługa nie jest systemem sztucznej inteligencji wysokiego ryzyka w rozumieniu art. 6 i Załącznika III AI Act.

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi, w tym kod źródłowy, interfejs, algorytmy, baza danych (z wyłączeniem danych Klienta) oraz dokumentacja, pozostają wyłączną własnością Usługodawcy. Klient nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do Usługi.

Klient nie ma prawa do: dekompilacji, inżynierii wstecznej, kopiowania, modyfikowania, sublicencjonowania ani udostępniania Usługi osobom trzecim.

8. Zawieszenie i blokada Usługi

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Usługi w przypadku:

• Opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze
• Naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu przez Klienta
• Wykorzystywania Usługi w sposób niezgodny z prawem
• Działań zagrażających bezpieczeństwu systemu lub danych innych Klientów

Przed zawieszeniem Usługi z tytułu braku płatności, Usługodawca wysyła Klientowi przypomnienie o zaległej płatności drogą e-mail. Przywrócenie dostępu następuje po uregulowaniu zaległości.

Zawieszenie Usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za okres, w którym Usługa była aktywna.

9. Obowiązki Klienta

• Klient jest administratorem danych osobowych swoich pracowników w rozumieniu RODO i ponosi pełną odpowiedzialność za legalność ich przetwarzania.
• Klient zobowiązuje się do przekazania pracownikom klauzuli informacyjnej RODO dotyczącej przetwarzania ich danych w systemie ECP, w tym danych lokalizacji GPS (jeżeli funkcje lokalizacyjne są włączone), oraz do uzyskania pisemnego potwierdzenia zapoznania się z klauzulą. Klient odpowiada za zgodność stosowanego zakresu monitoringu z przepisami prawa pracy, w szczególności art. 22³ Kodeksu pracy.
• Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść i poprawność danych wprowadzanych do systemu ECP.
• Klient nie może udostępniać danych dostępowych do Panelu osobom nieuprawnionym i odpowiada za zabezpieczenie swoich danych logowania.
• Klient nie może wykorzystywać Usługi w sposób niezgodny z prawem ani w sposób mogący naruszyć prawa osób trzecich.
• Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie decyzje kadrowe, organizacyjne i biznesowe podejmowane na podstawie danych z systemu ECP.
• Relacje pomiędzy Klientem a jego pracownikami, w tym spory dotyczące ewidencji czasu pracy prowadzonej w systemie ECP, pozostają wyłącznie sprawą Klienta i jego pracowników. Usługodawca nie jest stroną tych relacji i nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia pracowników wobec Klienta ani Klienta wobec pracowników.

10. Obowiązki Usługodawcy

• Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości i poprawności działania Usługi, nie gwarantując jednak jej nieprzerwanej, bezbłędnej ani wolnej od usterek dostępności.
• Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Polityką Prywatności i umową powierzenia przetwarzania danych.
• Usługodawca zobowiązuje się do regularnego tworzenia kopii zapasowych danych.
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do przeprowadzania przerw technicznych (konserwacyjnych) w działaniu Usługi, w miarę możliwości informując o nich Klientów z wyprzedzeniem.

11. Wyłączenie gwarancji

Usługodawca nie gwarantuje, że Usługa będzie działać nieprzerwanie, bez błędów, w sposób wolny od wirusów lub innych szkodliwych komponentów. Klient korzysta z Usługi na własne ryzyko i odpowiedzialność.

Dokładność danych GPS zależy od parametrów technicznych urządzenia mobilnego, warunków atmosferycznych, otoczenia (zabudowa, wnętrze budynku) oraz dostawcy usług lokalizacyjnych i nie jest objęta jakąkolwiek gwarancją ze strony Usługodawcy.

12. Ograniczenie odpowiedzialności

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Przerwy w działaniu Usługi wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym awarie infrastruktury, dostawców hostingu, sieci internetowej lub dostawców usług zewnętrznych
• Skutki podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepełnych danych
• Sposób wykorzystania danych z systemu ECP przez Klienta, w tym wszelkie decyzje kadrowe, organizacyjne lub biznesowe podjęte na podstawie tych danych
• Niedokładność danych GPS wynikającą z ograniczeń technicznych urządzenia mobilnego lub warunków zewnętrznych
• Utratę danych wynikającą z działań Klienta, działań osób trzecich lub zdarzeń stanowiących siłę wyższą
• Szkody wynikające z niespełnienia wymagań technicznych przez Klienta lub Użytkownika
• Szkody wynikające z nieuprawnionego dostępu do Konta Klienta spowodowanego brakiem należytego zabezpieczenia danych logowania przez Klienta
• Spory pomiędzy Klientem a jego pracownikami (Użytkownikami), w tym spory dotyczące czasu pracy, wynagrodzenia, monitoringu lokalizacji lub innych kwestii wynikających ze stosunku pracy. Usługodawca dostarcza wyłącznie narzędzie ewidencji i nie jest stroną stosunku prawnego łączącego Klienta z jego pracownikami

Powyższe ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych przez Usługodawcę umyślnie.

13. Siła wyższa

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu, jeżeli jest to spowodowane zdarzeniem siły wyższej, rozumianym jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, pożary, powodzie, epidemie, pandemie, działania wojenne, zamieszki, akty terroryzmu, strajki, awarie sieci energetycznej lub telekomunikacyjnej, awarie serwerów dostawców zewnętrznych (hosting, chmura), cyberataki, zmiany przepisów prawa lub decyzje organów administracji publicznej uniemożliwiające świadczenie Usługi.

W przypadku wystąpienia siły wyższej Usługodawca niezwłocznie poinformuje Klienta o zaistniałej sytuacji oraz przewidywanym czasie przywrócenia Usługi.

14. Usunięcie konta

Klient może w dowolnym momencie usunąć swoje Konto za pośrednictwem Panelu (zakładka Ustawienia). Usunięcie konta powoduje:

• Natychmiastowe zablokowanie dostępu do Panelu i aplikacji mobilnej
• Usunięcie danych w ciągu 30 dni, chyba że ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa
• Wygenerowanie i wysłanie ostatniej faktury za bieżący okres rozliczeniowy

Usługodawca może usunąć Konto Klienta po uprzednim 30-dniowym wypowiedzeniu przesłanym drogą e-mail, w szczególności w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub braku uregulowania zaległych płatności mimo wezwania.

15. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Usługi należy zgłaszać na adres: aibrainworks.app@gmail.com. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia.

Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikacyjne Klienta, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.

16. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klient zostanie poinformowany drogą e-mail z 14-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może usunąć swoje Konto przed datą wejścia zmian w życie.

17. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wszelkie spory wynikające z korzystania z Usługi rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy (klauzula salwatoryjna).

Regulamin w wersji pierwotnej wszedł w życie z dniem 31 marca 2026. Niniejsza wersja v3 obowiązuje od dnia 20 sierpnia 2026.