Regulamin

Ostatnia aktualizacja: 31 marca 2026

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu aibrainworks.app oraz aplikacji mobilnej ECP — Ewidencja Czasu Pracy (dalej: „Usługa"). Regulamin stanowi wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 Kodeksu cywilnego.

Usługa skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B) w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.

Usługodawcą jest:

Polbiur
ul. Sikorskiego 7/42
07-200 Wyszków
NIP: 966-176-80-85
E-mail: aibrainworks.app@gmail.com

2. Definicje

Usługodawca — Polbiur, właściciel serwisu aibrainworks.app
Klient — firma (osoba prawna lub fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), która zarejestrowała konto w serwisie i korzysta z Usługi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
Użytkownik — pracownik Klienta korzystający z aplikacji mobilnej ECP
Konto — zbiór danych i funkcji przypisanych do Klienta w serwisie
Panel — interfejs webowy do zarządzania Kontem dostępny pod adresem aibrainworks.app/panel.html
Dane — wszelkie dane wprowadzone do systemu ECP przez Klienta lub jego Użytkowników

3. Warunki korzystania z Usługi

Korzystanie z Usługi wymaga rejestracji firmy poprzez formularz na stronie aibrainworks.app/register.html. Rejestracja jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu, Polityki Prywatności oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

Klient zobowiązuje się do podania prawdziwych danych rejestracyjnych oraz ich aktualizacji w razie zmian.

Klient jest odpowiedzialny za poinformowanie swoich pracowników o zasadach przetwarzania ich danych osobowych w systemie ECP, w tym o zbieraniu danych lokalizacji GPS.

4. Wymagania techniczne

Korzystanie z Usługi wymaga spełnienia następujących wymagań technicznych:

Urządzenie mobilne z systemem Android 8.0 lub nowszym (obsługa iOS w przygotowaniu)
Włączona usługa lokalizacji GPS na urządzeniu mobilnym
Aktywne połączenie z internetem (Wi-Fi lub dane komórkowe)
Przeglądarka internetowa do obsługi Panelu (zalecane: Chrome, Firefox, Safari, Edge w aktualnej wersji)

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z Usługi wynikający z niespełnienia powyższych wymagań technicznych przez Klienta lub Użytkownika.

5. Okres próbny

Każdy nowy Klient otrzymuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny z pełnym dostępem do funkcji Usługi.

Po zakończeniu okresu próbnego Usługa jest kontynuowana odpłatnie zgodnie z obowiązującym cennikiem. Jeżeli Klient nie ureguluje pierwszej płatności w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury, Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Usługi zgodnie z §8 niniejszego Regulaminu.

6. Cennik i płatności

Opłata za Usługę wynosi 9 zł netto (11,07 zł brutto) za użytkownika miesięcznie.
Faktura VAT jest generowana automatycznie 1. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni i wysyłana na adres e-mail wskazany przez Klienta.
Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury.
Płatność realizowana jest przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z 30-dniowym wyprzedzeniem, o czym Klient zostanie poinformowany drogą e-mail.

7. Zakres Usługi i licencja

W ramach Usługi ECP Klient otrzymuje ograniczoną, niewyłączną, nieprzenoszalną, odwołalną licencję na korzystanie z:

Aplikacji mobilnej na systemy Android (iOS w przygotowaniu) do rejestracji czasu pracy pracowników
Panelu webowego do zarządzania pracownikami, przeglądania logów i generowania raportów
Funkcji GPS do weryfikacji lokalizacji pracownika
Powiadomień push
Eksportu danych do formatu Excel
Automatycznego generowania i wysyłki faktur

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi, w tym kod źródłowy, interfejs, algorytmy, baza danych (z wyłączeniem danych Klienta) oraz dokumentacja, pozostają wyłączną własnością Usługodawcy. Klient nie nabywa żadnych praw własności intelektualnej do Usługi.

Klient nie ma prawa do: dekompilacji, inżynierii wstecznej, kopiowania, modyfikowania, sublicencjonowania ani udostępniania Usługi osobom trzecim.

8. Zawieszenie i blokada Usługi

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia dostępu do Usługi w przypadku:

Opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze
Naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu przez Klienta
Wykorzystywania Usługi w sposób niezgodny z prawem
Działań zagrażających bezpieczeństwu systemu lub danych innych Klientów

Przed zawieszeniem Usługi z tytułu braku płatności, Usługodawca wysyła Klientowi przypomnienie o zaległej płatności drogą e-mail. Przywrócenie dostępu następuje po uregulowaniu zaległości.

Zawieszenie Usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty za okres, w którym Usługa była aktywna.

9. Obowiązki Klienta

Klient jest administratorem danych osobowych swoich pracowników w rozumieniu RODO i ponosi pełną odpowiedzialność za legalność ich przetwarzania.
Klient zobowiązuje się do uzyskania od pracowników wymaganej zgody na przetwarzanie danych lokalizacji GPS, w tym do przekazania pracownikom klauzuli informacyjnej RODO.
Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść i poprawność danych wprowadzanych do systemu ECP.
Klient nie może udostępniać danych dostępowych do Panelu osobom nieuprawnionym i odpowiada za zabezpieczenie swoich danych logowania.
Klient nie może wykorzystywać Usługi w sposób niezgodny z prawem ani w sposób mogący naruszyć prawa osób trzecich.
Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie decyzje kadrowe, organizacyjne i biznesowe podejmowane na podstawie danych z systemu ECP.

10. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości i poprawności działania Usługi, nie gwarantując jednak jej nieprzerwanej, bezbłędnej ani wolnej od usterek dostępności.
Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Polityką Prywatności i umową powierzenia przetwarzania danych.
Usługodawca zobowiązuje się do regularnego tworzenia kopii zapasowych danych.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do przeprowadzania przerw technicznych (konserwacyjnych) w działaniu Usługi, w miarę możliwości informując o nich Klientów z wyprzedzeniem.

11. Wyłączenie gwarancji

USŁUGA JEST ŚWIADCZONA W STANIE „TAKIM, JAKI JEST" (AS IS) I „W MIARĘ DOSTĘPNOŚCI" (AS AVAILABLE). USŁUGODAWCA NIE UDZIELA ŻADNYCH GWARANCJI, WYRAŹNYCH ANI DOROZUMIANYCH, W TYM W SZCZEGÓLNOŚCI GWARANCJI PRZYDATNOŚCI DO OKREŚLONEGO CELU, GWARANCJI NIEPRZERWANEGO DZIAŁANIA, BEZBŁĘDNOŚCI, DOKŁADNOŚCI DANYCH GPS ANI GWARANCJI BEZPIECZEŃSTWA PRZED NIEAUTORYZOWANYM DOSTĘPEM.

Usługodawca nie gwarantuje, że Usługa będzie działać nieprzerwanie, bez błędów, w sposób wolny od wirusów lub innych szkodliwych komponentów. Klient korzysta z Usługi na własne ryzyko i odpowiedzialność.

Dokładność danych GPS zależy od parametrów technicznych urządzenia mobilnego, warunków atmosferycznych, otoczenia (zabudowa, wnętrze budynku) oraz dostawcy usług lokalizacyjnych i nie jest objęta jakąkolwiek gwarancją ze strony Usługodawcy.

12. Ograniczenie odpowiedzialności

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

Przerwy w działaniu Usługi wynikające z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym awarie infrastruktury, dostawców hostingu, sieci internetowej lub dostawców usług zewnętrznych
Skutki podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepełnych danych
Sposób wykorzystania danych z systemu ECP przez Klienta, w tym wszelkie decyzje kadrowe, organizacyjne lub biznesowe podjęte na podstawie tych danych
Niedokładność danych GPS wynikającą z ograniczeń technicznych urządzenia mobilnego lub warunków zewnętrznych
Utratę danych wynikającą z działań Klienta, działań osób trzecich lub zdarzeń stanowiących siłę wyższą
Szkody wynikające z niespełnienia wymagań technicznych przez Klienta lub Użytkownika
Szkody wynikające z nieuprawnionego dostępu do Konta Klienta spowodowanego brakiem należytego zabezpieczenia danych logowania przez Klienta

W MAKSYMALNYM ZAKRESIE DOPUSZCZALNYM PRZEZ OBOWIĄZUJĄCE PRAWO, USŁUGODAWCA NIE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA JAKIEKOLWIEK SZKODY POŚREDNIE, PRZYPADKOWE, SZCZEGÓLNE, WTÓRNE ANI WYNIKOWE, W TYM W SZCZEGÓLNOŚCI ZA UTRACONE KORZYŚCI, UTRATĘ DANYCH, UTRATĘ PRZYCHODÓW, PRZERWY W DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ, UTRATĘ REPUTACJI ANI KOSZTY ZASTĘPCZEGO OPROGRAMOWANIA, NIEZALEŻNIE OD PODSTAWY PRAWNEJ ROSZCZENIA (UMOWA, DELIKT, BEZPODSTAWNE WZBOGACENIE LUB INNA) I NAWET JEŚLI USŁUGODAWCA ZOSTAŁ POINFORMOWANY O MOŻLIWOŚCI WYSTĄPIENIA TAKICH SZKÓD.

CAŁKOWITA ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY WOBEC KLIENTA Z JAKIEGOKOLWIEK TYTUŁU ZWIĄZANEGO Z USŁUGĄ NIE MOŻE PRZEKROCZYĆ ŁĄCZNEJ KWOTY OPŁAT FAKTYCZNIE UISZCZONYCH PRZEZ KLIENTA NA RZECZ USŁUGODAWCY W OKRESIE 12 MIESIĘCY BEZPOŚREDNIO POPRZEDZAJĄCYCH ZDARZENIE STANOWIĄCE PODSTAWĘ ROSZCZENIA. W przypadku Klientów korzystających z Usługi krócej niż 12 miesięcy, limit odpowiedzialności stanowi łączna kwota opłat uiszczonych od momentu rejestracji.

Powyższe ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w przypadku szkód wyrządzonych przez Usługodawcę umyślnie.

13. Siła wyższa

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu, jeżeli jest to spowodowane zdarzeniem siły wyższej, rozumianym jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, pożary, powodzie, epidemie, pandemie, działania wojenne, zamieszki, akty terroryzmu, strajki, awarie sieci energetycznej lub telekomunikacyjnej, awarie serwerów dostawców zewnętrznych (hosting, chmura), cyberataki, zmiany przepisów prawa lub decyzje organów administracji publicznej uniemożliwiające świadczenie Usługi.

W przypadku wystąpienia siły wyższej Usługodawca niezwłocznie poinformuje Klienta o zaistniałej sytuacji oraz przewidywanym czasie przywrócenia Usługi.

14. Usunięcie konta

Klient może w dowolnym momencie usunąć swoje Konto za pośrednictwem Panelu (zakładka Ustawienia). Usunięcie konta powoduje:

Natychmiastowe zablokowanie dostępu do Panelu i aplikacji mobilnej
Usunięcie danych w ciągu 30 dni, chyba że ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa
Wygenerowanie i wysłanie ostatniej faktury za bieżący okres rozliczeniowy

Usługodawca może usunąć Konto Klienta po uprzednim 30-dniowym wypowiedzeniu przesłanym drogą e-mail, w szczególności w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub braku uregulowania zaległych płatności mimo wezwania.

15. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Usługi należy zgłaszać na adres: aibrainworks.app@gmail.com. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia.

Reklamacja powinna zawierać: dane identyfikacyjne Klienta, opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.

16. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianach Klient zostanie poinformowany drogą e-mail z 14-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian, może usunąć swoje Konto przed datą wejścia zmian w życie.

17. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wszelkie spory wynikające z korzystania z Usługi rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub nieskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy (klauzula salwatoryjna).

Regulamin wchodzi w życie z dniem 31 marca 2026.